快印店管理:如何巧妙处理客户抱怨?

2014/9/25 0:00:00来源:作者:

   【快印客导读】当你身为顾客,却对所受到的服务不满时,你是会向服务人员提出抱怨,还是转而向其它朋友诉苦,叫他们千万别上当受骗?如果你决定提出抱怨,你会希望服务人员怎么处理?而在什么样的情况下,你才可能再度成为这个服务对象的客户?

 

  这几个问题,牵引出的是企业对于客户抱怨处理的服务能力。相信你也已发现,这项客户服务能力(service orientation),正是许多企业在征选及培训人才时,最在意的工作技能之一。有人认为,客服是服务业的专有名词,只有服务业需要特别加强客服能力。然而事实上,无论是任何产业,消费的客户都是公司利润的主要来源(如果没人买我们的产品,岂不是要关门大吉了),所以不同行业的交易消费形态也许不尽相同,但良好的客户关系之维持,对于各行各业永续经营的重要,则是举世皆然。不知你是否也注意到,消费,其实是情绪的产物,感觉对了,你才会花钱;而服务,则是为了要创造客户正面的情绪经验(让你喜欢和我来往,下回才会再度光临)。

  所以在服务的过程中,情绪才是真正的主角。客服顾问巴洛(Janelle Barlow)有个精彩的比喻,她认为企业和每个客户之间都有一个情绪账户,每一次愉快的服务经验,就会在这个情绪账户中存入一笔数目;而每一次负面的服务经验,就立即在情绪账户中提领一笔数目(有时甚至连本带利计算呢)。任何情绪账户一旦透支,也就意味着这个账户关闭,客户关系到此结束。

  为了维持这个情绪账户,服务人员当然得小心翼翼照顾每一次与客户的接触;而当客户对服务提出抱怨时,更是考验服务质量的关键时刻,这个情绪账户究竟是稳定还是死定,往往就看这一刻的反应能力了。

  处理客户抱怨的黄金步骤

  你一定听过全面品管TQM(Total Quality Management)吧。在这个以提升质量为导向的全方位计划当中,专家们为「客户」做了更合乎新时代的定义:客户指的是所有会用到我的服务之对象,所以有外部客户(花钱购买的消费者)及内部客户(公司内部使用我所提供的服务的同事、上司)之分别。因此,不论你我在哪个职位上,都有着需要服务的客户;而广义来看,你我当然也都是客服人员,必须具备超优的客户抱怨处理能力。

  既然如此,那就快快来了解处理客户抱怨的黄金步骤吧!

  1.发挥同理心,仔细聆听抱怨内容

  用关怀的眼神看着客户,不但专心聆听,并且发挥同理心,把对方的谈话做个整理:您的意思是因为……而觉得很不满是吗?

  2.表示感谢,并解释为何感激客户的抱怨

  对方愿意花时间精力来抱怨,让我们有改进的机会,当然应该感谢他。更重要的是,先说声谢谢,会让对峙的敌意骤降:谢谢您特别花费宝贵的时间来告诉我们这个问题,让我们能有立刻改进(补救)的机会。

  3.诚心诚意道歉

  万一有错,赶快为事情致歉:很抱歉我(们)做错了……;要是错不在己,仍应为客户的心情损失致歉:很抱歉让您这么不高兴……

  4.承诺将立即处理,积极弥补

  接着要处理事情啰。请先表达积极处理的诚意:我很乐意尽快帮您处理这个状况……如需要询问细节及其它相关信息,别忘了先说:为了能尽快为您服务,要跟您请教一些数据……万一你直接就咄咄逼人地问道:你是跟谁说的?哪一天说的?你确定他是这么回答的?对方恐怕就会误认你在严刑拷打、推卸责任,会更恼羞成怒了。

  5.提出解决方法及时间表

  别径自做决定:就这么办……;而是要将决定权交给客户:您是否同意我们这样做……这么一来,同意权在对方手上,他会感觉受到尊重而怒气不再,接着就得快速处理错误,同时别忘了尽可能弥补客户损失,以挽救客户心情。

  6.处理后确认满意度

  处理过后再跟客户联系,确认对方满意此次的服务,一方面了解自己的补救措施是否有救,同时也能加深客户受尊重的感觉:都过了二、三天,你依然把我放在心上……

  7.检讨作业流程,避免重蹈覆辙

  最后,当然应该学到改进的方法,以防患于未然。

  客户的抱怨不是麻烦,是机会——案例

  客诉处理真有那么重要吗?以下是一个客户在菲律宾酒店的亲身经验。

  在菲律宾的宿雾,我找到了一家度假中心。一楼房间的落地窗一推开,就能直接滑进偌大的礁湖中游泳,放眼望去有沙洲、有椰林,再加上一望无际的水波,风景真是棒极了。真好,我当下就决定多待上几天。没想到第二天一大早推开落地窗,天啊,原先的一大池水怎么全不见了?映入眼帘的景象换成了几个工作人员,拿着震天价响的清洁机器,站在池子中央来回地工作。

  我的水呢?沧海桑田,竟然发生在一夕之间。我看着身上的泳装,决定打电话问个分明。两分钟后,饭店的当班经理珍娜亲自回了电话,以下是她的响应:张小姐,谢谢妳打电话来告诉我们妳的不满,让我们有立刻改进的机会。很抱歉由于我们的客房通知系统出了问题,没将泳池定期清理的消息通知妳,造成妳的不便,的确是我们的错误,我感到非常的抱歉。原来如此,我心想,知道认错道歉,态度还算不错!

  她继续说:我了解妳之所以选择敝饭店,是因为我们的景观以及戏水的方便性,为了表达我由衷的歉意,昨天晚上的房价帮妳打对折。喔,我没开口她就自动提出,果然有诚意。她又继续说:但由于池子大,要清上二、三天,即使打折也仍然不能解决妳在这无水可游的问题。这样吧,如果不会造成妳太大的不便,接下来的几天,我很乐意帮妳升等到私人别墅(private villa),里面有自己的露天泳池及按摩池,不晓得妳觉得这样的安排合适吗?

  我觉得这样的安排非常合适!我听到自己乐不可抑地说。原先的不满一扫而空,这下的心境只能用心花怒放来形容啦。搬进别墅的当晚,我正浸在泳池中仰头赏月,服务人员敲门送进来一瓶不错的红酒,是来自珍娜的特别问候。

  这家饭店这次的客诉处理有造成情绪存款吗?Well,你想呢?我不但决定要尽早再回去这家每个工作人员都叫得出我名字的饭店;在回来之后的一个月内,我也已经大力推荐这家饭店给两个企业经理人,作为春节员工旅游的地点:五星级设备,六星级服务,去了你绝不会后悔!

  想来有趣,时常在企业界做EQ与客诉处理训练的我,即使深谙其中道理,每次在碰到了客诉处理步骤被精准执行的情况时,心中仍然会欣喜若狂、感动不已。哈!情绪的力量的确不同凡响。

  所以,客户的抱怨不是麻烦,是机会。只要掌握了EQ诀窍,你就能漂亮地反败为胜,化情绪提款为存款,将抱怨的客户变成死忠的客户。

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